13 vragen die u moet beantwoorden voordat u zaken gaat doen in Brazilië - Damalion - Independent consulting firm.

De voortdurende verbeteringen van het Braziliaanse rechtskader hebben de registratieprocedure voor bedrijven soepeler en meer gestroomlijnd gemaakt. Maar voordat u een bedrijf in Brazilië opricht, zijn er een paar dingen die u moet overwegen:

  1. Welk type bedrijfsstructuur zal uw onderneming aannemen bij de registratie van de onderneming?

De twee voornaamste bedrijfsstructuren in Brazilië zijn de volgende:

  • Sociedade Limitada of vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

De eenvoudige en ongecompliceerde aard van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid maken het een populaire keuze onder buitenlandse investeerders die zaken willen doen in Brazilië.

  • Sociedade anônima of Maatschappij

Een vennootschap in Brazilië heeft een bureaucratische aanpak, waardoor het een aantrekkelijke bedrijfsstructuur is voor buitenlandse rechtspersonen.

In beide bedrijfsstructuren hoeven aandeelhouders geen legale Braziliaanse ingezetenen te zijn of het Braziliaanse staatsburgerschap te verwerven, met uitzondering van specifieke sectoren.

  1. Bent u klaar met het proces van het kiezen van een Braziliaanse vertegenwoordiger die de positie van uitvoerend directeur in uw bedrijf zal overnemen? Zo ja, heeft u een antecedentenonderzoek ingesteld en de aanstellingsvoorwaarden vastgelegd?

In het verleden moesten Braziliaanse uitvoerende directeuren de status van permanent ingezetene in Brazilië hebben. Pas onlangs werd de vennootschapswet gewijzigd, waardoor niet-ingezetenen, zoals buitenlanders, het recht kregen om de rol van uitvoerend directeur voor Braziliaanse bedrijven op zich te nemen. Desondanks moeten de banken en de Board of Trade nog aan deze veranderingen worden aangepast. Buitenlandse legale investeerders moeten daarom een persoon met een permanente verblijfsstatus in Brazilië aanwijzen als uitvoerend directeur van hun bedrijf. De Board of Trade staat in een commanditaire vennootschap alleen permanente Braziliaanse ingezetenen toe de functie van uitvoerend directeur op zich te nemen.

Nadat u een uitvoerend directeur voor uw bedrijf hebt geselecteerd, raden deskundigen aan een achtergrondonderzoek uit te voeren naar de gekozen kandidaat. Omdat Brazilië bekend staat als een zeer litigieus land, is informatie uit gerechtelijke documenten en openbare databanken gemakkelijk toegankelijk voor iedereen die ze nodig heeft voor achtergrondcontroles.

Ten slotte is het van cruciaal belang een volledige en zeer gedetailleerde overeenkomst op te stellen wanneer u een persoon aanwijst voor een belangrijke functie in uw onderneming. Het is absoluut noodzakelijk ervoor te zorgen dat de overeenkomst is afgestemd op de geldende Braziliaanse wetgeving.

  1. Bent u klaar met het afwerken van de lijst van de aandeelhouders voor uw Braziliaanse bedrijf? Overweegt u een of meer vennootschappen op te richten met als enig doel aandelenbezit in Brazilië?

Op dit ogenblik heeft Brazilië slechts enkele dubbelbelastingverdragen met andere landen. Bovendien heft het land geen belasting op de uitbetaling van dividenden. Afhankelijk van de huidige belastingregeling die van toepassing is op moedermaatschappijen en uiteindelijke begunstigden, biedt de keuze van de juiste rechtsvorm om aandelen in een Braziliaanse dochteronderneming te houden grote voordelen.

Ondanks de beperkte aansprakelijkheid van Braziliaanse bedrijven kunnen bepaalde Braziliaanse wetten de rechtbanken toestaan aandeelhouders van bedrijven aansprakelijk te stellen voor de aansprakelijkheden van hun respectieve bedrijven. Gelukkig zorgt de in 2019 aangenomen wet op de economische vrijheid voor een betere bescherming van de aandeelhouders.

De Braziliaanse wet staat toe dat een of meer rechtspersonen zonder substantiële activa worden opgericht om als vehikel voor het houden van Braziliaanse aandelen te fungeren. Deze aanpak vermindert de risico’s die verbonden zijn aan het exploiteren van een onderneming in Brazilië.

  1. Bent u klaar met het proces om een Braziliaanse ingezetene te kiezen om een volmacht op te nemen namens de aandeelhouders van uw Braziliaanse vennootschap?

Buitenlandse aandeelhouders van naar Braziliaans recht opgerichte ondernemingen moeten een natuurlijke persoon als volmachtdrager aanwijzen. Deze persoon moet voldoen aan de eis van vaste verblijfplaats in het land, en zal de volmachten bezitten:

  • Betekend worden namens buitenlandse aandeelhouders; en
  • Toezicht houden op de activa en rechten van de onderneming terwijl zij zaken doet in Brazilië

Hoewel dit niet bij wet vereist is, zal een advocaat voortdurend de rol hebben buitenlandse aandeelhouders te vertegenwoordigen voor de belastingautoriteiten, de Centrale Bank en de Raden van Koophandel. Vanuit het oogpunt van corporate governance is dit een complexe situatie, aangezien een persoon met een volmacht van een vennootschap absolute bevoegdheden heeft over de vennootschap. Er zijn tal van strategieën die kunnen worden toegepast om bestuurlijke risico’s te verminderen, zoals:

  • De volmachten moeten worden verleend aan derden, meestal advocaten, die niet rechtstreeks bij de dagelijkse activiteiten van een onderneming betrokken zijn
  • Aanwijzing van twee personen die gezamenlijk bevoegdheden zullen uitoefenen

In sommige gevallen geven buitenlandse rechtspersonen er de voorkeur aan accountants aan te wijzen om namens de buitenlandse aandeelhouders de volmachten te controleren. Dit kan problematisch zijn omdat er een inherent belangenconflict kan ontstaan, vooral in gevallen waarin de belastingautoriteiten accountants inlichten over kwesties in verband met de belastingaangelegenheden van een Braziliaanse onderneming. Er kan bijvoorbeeld een belangenconflict ontstaan wanneer buitenlandse aandeelhouders vervroegd worden aangemaand wegens niet-naleving van bestaande fiscale verplichtingen.

  1. Hebt u een geregistreerd Braziliaans accountantskantoor gekozen?

De Braziliaanse wet verwacht een strikte naleving van haar wetten. Alle Braziliaanse ondernemingen met buitenlandse aandeelhouders moeten een in Brazilië gestationeerde accountant hebben om namens hen de boekhouding op te stellen en alle verplichte aangiften te doen.

Het vinden van een gerenommeerde accountant die in Brazilië is geregistreerd, vergt onderzoek. Kies een accountantskantoor met uitgebreide kennis van en vertrouwdheid met internationale juridische aangelegenheden, en met een uitstekende beheersing van het Engels om te zorgen voor duidelijke communicatielijnen tussen alle betrokken partijen. Zodra u een accountant hebt gekozen om mee samen te werken, is het ten zeerste aan te raden een uitgebreide overeenkomst op te stellen volgens de bestaande Braziliaanse wetten.

  1. Bent u klaar met afronden waar uw bedrijf zaken zal doen in Brazilië?

Belastingverplichtingen zoals de omzetbelasting van de staat en de gemeentelijke dienstenbelasting zullen worden berekend op basis van de staat en de gemeente waar u besluit als bedrijf actief te zijn.

Een filiaal zal moeten worden geregistreerd voor bedrijven die hoofdzakelijk goederen verkopen en distributiecentra in meerdere staten willen hebben. In de regel zullen verschillende belastingtarieven van toepassing zijn op transacties tussen staten. Staten en gemeenten kunnen belastingvoordelen toekennen (sommige jurisdicties bieden gratis grond aan), voor specifieke operaties met aanzienlijke investeringen.

  1. Hebt u eindelijk een fysieke locatie gekozen waar uw bedrijf zal worden opgericht en geregistreerd? Is de fysieke locatie geschikt voor uw goederen?

In tegenstelling tot de Verenigde Staten en andere jurisdicties laat de Braziliaanse wet geen geregistreerde agenten toe. Dit betekent dat Braziliaanse bedrijven een statutaire zetel met een duidelijk adres in Brazilië moeten hebben. In sommige gevallen kan een bedrijf een virtueel kantoor opzetten voor administratieve doeleinden, of dienstverleners die voor dit specifieke doel functioneren. Ondernemingen die goederen verkopen, kunnen hun magazijnen leasen of een huurovereenkomst sluiten met een externe fysieke locatie. Een entrepot moet overeenstemmen met de aard van de activiteiten van de onderneming, die routinematig door de belastingautoriteiten wordt geïnspecteerd om na te gaan of het geschikt is voor de bedrijfsactiviteiten van een Braziliaanse onderneming.

  1. Bent u bereid informatie over de volledige hiërarchie van uw Braziliaanse bedrijf bekend te maken aan de federale belastingdienst en banken in Brazilië?

Volgens de Braziliaanse wet moeten buitenlandse aandeelhouders van Braziliaanse bedrijven de uiteindelijke begunstigden tot op het niveau van specifieke personen of beursgenoteerde holdings bekendmaken. Volgens de interne regels van de bank eisen alle Braziliaanse banken dat de volledige keten van eigendomsrechten van Braziliaanse entiteiten openbaar wordt gemaakt als voorwaarde om met succes een bank te kunnen openen.

  1. Hebt u al een naam gekozen voor uw Braziliaanse bedrijf?

In de regel moeten bedrijfsnamen in Brazilië één woord of uitdrukking bevatten dat duidelijk de aard van de activiteiten van een bedrijf aangeeft. Bedrijfsnamen mogen geen scheldwoorden bevatten die immoreel of beledigend van aard kunnen zijn. Buitenlandse woorden mogen in de bedrijfsnaam worden opgenomen.

De door u gekozen rechtsvorm moet worden geïntegreerd in de bedrijfsnaam. Zo moet bijvoorbeeld Ltda of Sociedade Limitada worden opgenomen in de naam van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, terwijl Companghia, SA, of Sociedad Anônima voor vennootschappen.

  1. Hebt u een handelsmerkonderzoek uitgevoerd voordat u uw bedrijf in Brazilië registreerde?

Het Braziliaanse Nationaal Instituut voor Intellectuele Eigendom (INPI) geeft het publiek toegang tot zijn enorme, geïntegreerde databank van alle geregistreerde handelsmerken. U kunt handelsmerken controleren door in te loggen op de INPI-website.

In Brazilië geldt het beginsel “wie het eerst komt, het eerst maalt”. Het wordt aanbevolen dat Braziliaanse bedrijven hun handelsmerkaanvragen indienen zodra u eindelijk besluit uw producten en diensten in het land te verkopen. Handelsmerken kunnen worden aangevraagd door Braziliaanse particulieren, bedrijven en buitenlandse entiteiten. Er zijn bepaalde fiscale gevolgen verbonden aan de registratie van handelsmerken in Brazilië.

  1. Hebt u nagegaan welke vergunningen uw Braziliaanse bedrijf nodig heeft om in het land te kunnen beginnen werken en hoe lang de verwerking van deze vergunningen duurt?

Verschillende bedrijfsactiviteiten vereisen verschillende vergunningen om te kunnen functioneren. Zo hebben bijvoorbeeld voedings- en landbouwactiviteiten en mijnbouw hun eigen procedures voor het verkrijgen van vergunningen door aanvragers. Bij sommige vergunningsaanvragen kan het maanden duren voordat de vergunningverlenende autoriteiten een exploitatievergunning goedkeuren. Het is belangrijk dat u alle noodzakelijke voorbereidingen treft om de start van uw bedrijf niet te vertragen.

  1. Zal uw Braziliaanse onderneming goederen invoeren? Hebt u de noodzakelijke invoervoorschriften voor de invoer van goederen geanalyseerd?

Niet alle Braziliaanse bedrijven zullen automatisch goederen uit het buitenland mogen invoeren. Voordat een Braziliaans bedrijf toestemming kan krijgen om goederen in te voeren, moet het eerst de nodige registratie verkrijgen bij het geïntegreerde systeem voor buitenlandse handel (Siscomex). Dit zijn de drie soorten registraties voor de invoer van goederen in Brazilië:

  • Express, dat de invoer van goederen tot 50.000 US$ per zes maanden mogelijk maakt
  • Limited, die de invoer van goederen tot 150.000 dollar per zes maanden toestaat
  • onbeperkt

De Braziliaanse federale belastingdienst (RB) zal een analyse uitvoeren van de financiële bekwaamheid van een Braziliaans bedrijf bij de evaluatie van het type registratie dat aan dat bedrijf is toegekend. De analyse en evaluatie worden halfjaarlijks uitgevoerd en zijn voornamelijk gebaseerd op de totale vennootschapsbelasting (IRPJ), de sociale bijdrage op de nettowinst (CSLL), de heffingen (CIS en COFINS) en het bedrag aan sociale zekerheid dat een bedrijf de afgelopen vijf jaar voor zijn personeel heeft betaald.

Ondernemingen die minder dan vijf jaar zaken doen, kunnen een vergunning aanvragen met een hogere limiet indien zij kunnen aantonen over voldoende netto-activa te beschikken om aan hun importgerelateerde verplichtingen te voldoen.

Afgezien van Siscomex kunnen nog andere vergunningen nodig zijn, afhankelijk van het soort goederen dat u wilt invoeren. Deze licentieregistraties kunnen onder de jurisdictie van andere agentschappen vallen, waaronder het Ministerie van Landbouw (MAPA), het Ministerie van Defensie, de Kamer voor Buitenlandse Handel (Camex), en het Nationaal Agentschap voor Gezondheidsregistraties (ANVISA), om er maar enkele te noemen.

  1. Welke bank zal uw zakenrekening in Brazilië aanhouden?

Het proces om een Braziliaanse bankrekening te openen kan een tot twee maanden duren, of in sommige gevallen zelfs langer. Het is van het grootste belang dat u bij de bank van uw keuze bevestigt wat hun tijdschema is voor de goedkeuringen om eventuele vertragingen te voorkomen. Sommige banken kunnen een eigen registratieprocedure volgen voor het openen van een lopende rekening en voor het verlenen van toestemming aan het bedrijf om buitenlandse transacties te verrichten.

In gevallen waarin een bedrijf binnenkort operationeel moet worden, worden kleinere banken gebruikt om een bedrijfsbankrekening te openen. Het is ongebruikelijk dat ondernemingen een bankrekening aanhouden bij banken die gespecialiseerd zijn in vreemde valuta, aangezien hun systeem uitgebreid is op het gebied van naleving, vooral voor kleine tot middelgrote ondernemingen en ondernemingen die niet aan de beurs genoteerd zijn.

De oprichting van een Braziliaanse vennootschap houdt voor buitenlandse rechtspersonen een hele reeks risico’s en gevolgen in. Door professioneel advies in te winnen voordat u doorgaat met uw beslissing om zaken te doen in Brazilië, kunt u vertragingen en aanzienlijke kosten op termijn vermijden. Als u meer wilt weten over het proces van bedrijfsoprichting in Brazilië, neem dan vandaag nog contact op met onze Damalion-experts.

Deze informatie is niet bedoeld ter vervanging van specifiek geïndividualiseerd fiscaal of juridisch advies. Wij raden u aan uw specifieke situatie te bespreken met een gekwalificeerd fiscaal of juridisch adviseur.